Änderungen bei der elektronischen Kommunikation nach § 3a VwVfG zum 01.01.2024

Mit Inkrafttreten des fünften Gesetzes zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften sowie zur Änderung des Sechsten Buches Sozialgesetzbuchs (5. VwVfÄndG) zum 01.01.2024 schreitet die Digitalisierung in Verwaltungsverfahren weiter voran und es wurden zusätzliche Möglichkeiten des elektronischen Schriftformersatzes für das Verwaltungsverfahren zugelassen.

Systematisch ist § 3a VwVfG nunmehr so aufgebaut, dass § 3a Abs. 1 VwVfG weiterhin die Zulässigkeit elektronischer Kommunikation festlegt. § 3a Abs. 2 und 3 VwVfG regeln die Möglichkeiten des elektronischen Schriftformersatzes und § 3a Abs. 4 und 5 VwVfG stellen Ordnungsvorschriften dar.

Neben der elektronischen Form mittels qualifizierter elektronischer Signatur nach § 3a Abs. 2 VwVfG, können für schriftformbedürftige Erklärungen gegenüber Behörden gemäß § 3a Abs. 3 Nr. 2 a) bis c) VwVfG nunmehr auch besondere elektronische Postfächer - wie etwa nach lit. a) das besondere elektronische Anwaltspostfach - genutzt werden. Diese sind ausschließlich für den Hin-Kanal zur Behörde zugelassen und beruhen auf der für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten etablierten Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP).1

Für schriftformbedürftige Erklärungen von Behörden wird als zusätzliche Möglichkeit des elektronischen Schriftformersatzes gemäß § 3a Abs. 3 Nr. 3 a) VwVfG das qualifizierte elektronische Siegel zugelassen. Dieses ist, im Gegensatz zur personenbezogenen qualifizierten elektronischen Signatur, lediglich behördenbezogen.2

Die zusätzlichen Möglichkeiten des elektronischen Schriftformersatzes in Verwaltungsverfahren tragen den Erfahrungen und Wünschen aus der Praxis Rechnung. Von den Behörden wurde etwa der hohe Kosten- und Ressourceneinsatz für die Ausstattung mit qualifizierten elektronischen Signaturzertifikaten und den Signatureinrichtungen für die einzelnen zeichnungsbefugten Beschäftigten beanstandet.3 Von der Anwaltschaft wurde gefordert, die schriftformersetzende elektronische Kommunikation auch in Verwaltungsverfahren über das besondere elektronische Anwaltspostfach zuzulassen, dessen Nutzung für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten bereits zwingend vorgeschrieben ist.4

Entfallen ist die Verordnungsermächtigung in § 3a Abs. 2 S. 4 Nr. 4 VwVfG aF mit der die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates untergesetzlich weitere Möglichkeiten des elektronischen Schriftformersatzes anordnen konnte. Zum einen existierte bisher kein adäquates Verfahren, sodass die Regelung keine praktische Relevanz hatte und zum anderen bestanden Bedenken im Hinblick auf Rechts-und Beweissicherheit.5

Als weitere Ordnungsvorschrift ist § 3a Abs. 5 VwVfG hinzugekommen. Diese regelt zusammen mit § 3a Abs. 4 VwVfG - vormals § 3a Abs. 3 VwVfG aF - die Rahmenbedingungen für den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Erklärungen.6 Bei unmittelbarer Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular ist dem Erklärenden gemäß § 3a Abs. 5 S. 1 VwVfG vor Abgabe der Erklärung die Möglichkeit zu geben, die Erklärung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Zudem ist ihm gemäß § 3a Abs. 5 S. 2 VwVfG eine Kopie der Erklärung zur Verfügung zu stellen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Vorschriften zur elektronischen Kommunikation in § 3a VwVfG durch die Gesetzesnovelle an Struktur gewonnen haben. Zu beanstanden ist jedoch, dass mit den zusätzlichen Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation aus § 3a VwVfG weiterhin keine echten Nutzungspflichten einhergehen.

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